一、信息時代之挑戰(zhàn)

隨著中國經(jīng)濟的快速發(fā)展，尤其在最近十幾年企業(yè)信息化建立已經(jīng)完成了長足的發(fā)展。凡是經(jīng)歷過這一過程的人都會有這樣的體會：企業(yè)的信息系統(tǒng)管得越來越寬了，單看冒出的系統(tǒng)名詞都已眼花繚亂。對于零售企業(yè)而言，圍繞核心的進銷存衍生出了諸如SCM、CRM、WMS、零售、批發(fā)、招商、拓店、B2B、B2C、O2O等，此外還有HR、財務、OA、DM、物業(yè)、知識庫、門戶、社交、維基等等。毫不夸張地說，我們正處在“名詞爆炸”的時代。

這句話雖略帶調(diào)侃意味，但也反映了企業(yè)信息化建設領域的事實——軟件分工的細化。十幾年前很多企業(yè)只找一家軟件公司，只購買一套軟件；十幾年后的今天，這已經(jīng)變得越來越不可能了。原因很簡單，一方面是廣度，企業(yè)需要使用信息技術(shù)管理的范圍越來越大；另一方面是深度，對于很多傳統(tǒng)領域要求也越來越高。面對如此大的廣度與深度的需求，哪怕是對于規(guī)模中等的企業(yè)而言，要找一家能夠全方位滿足其需求的軟件公司已經(jīng)越來越不可能。況且即便存在這樣的軟件公司，將其分解為更多更小相對獨立的軟件系統(tǒng)也是一個必然趨勢。

然而，筆者曾經(jīng)與多位企業(yè)CIO有過上述問題的交流，他們普遍都對軟件分工心存擔憂。原因很簡單，首當其沖的便是“信息孤島”問題，原來只有一個大系統(tǒng)時，完全不用擔心系統(tǒng)中各個模塊之間的信息同步問題。而現(xiàn)在當把一個大系統(tǒng)拆解成若干較小的系統(tǒng)，也就是說原來只是一個系統(tǒng)中的不同模塊，現(xiàn)在卻變成了多個系統(tǒng)。那么如何確保它們之間能夠及時準確地進行信息傳遞？況且如果這些系統(tǒng)還來自不同的軟件廠商，將面臨的挑戰(zhàn)將更大。另一個問題則是，考慮到企業(yè)內(nèi)的眾多系統(tǒng)用戶，更多的軟件意味著他們的電腦桌面上有更多的快捷方式，這無形中增加了用戶使用系統(tǒng)的難度，進而導致培訓成本的增加。

二、工作流2.0應對挑戰(zhàn)

面對上述挑戰(zhàn)，我們的回答是——工作流2.0。相信對于大部分企業(yè)用戶而言，對“工作流”并不陌生，因為目前流行的大多數(shù)OA系統(tǒng)都提供有這一功能。但兩者并不相同。

先來看傳統(tǒng)OA系統(tǒng)中“工作流”的定義：就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計算機中以恰當?shù)哪Ｐ瓦M行表示并對其實施計算。工作流要解決的主要問題是：為實現(xiàn)某個業(yè)務目標，在多個參與者之間，利用計算機，按某種預定規(guī)則自動傳遞。再來看看“工作流2.0”的定義：實現(xiàn)工作過程管理的自動化、智能化和整合化。如果給工作流1.0打上標簽的話，那就是“無紙化、重復工作、流程孤島、系統(tǒng)孤島、數(shù)據(jù)孤島”；工作流2.0對應的便是“智能化、效率質(zhì)量提升、外部數(shù)據(jù)整合、消除信息孤島、內(nèi)部數(shù)據(jù)整合”。

可見工作流2.0的最大改進便是能夠?qū)�來自不同應用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進行整合，從而消除信息孤島問題。聯(lián)系上一節(jié)中所談到的企業(yè)信息化建設當下所面臨的挑戰(zhàn)，我們提出如下應對策略：站在企業(yè)角度，首先設計適用于本企業(yè)的工作流程，然后根據(jù)流程的需要選擇合適的軟件系統(tǒng)以及具體功能模塊，以流程將來自不同軟件系統(tǒng)的功能模塊串聯(lián)起來。

HEADING® BPM™正是在這樣的指導思想下開發(fā)出來的，目的是為企業(yè)提供統(tǒng)一的、跨應用系統(tǒng)且獨立的工作流應用平臺。接下來看一個實際應用案例，從中我們能夠更加直觀地了解由此帶來的巨大變化。

三、應用案例

一天超市采購經(jīng)理將采購員小張叫到辦公室說：現(xiàn)在市場是有一種香蕉牌手機比較火，我們目前還沒有，我們經(jīng)營這個商品一定有不少賺頭，這個事情你去搞定。小張接到這個任務會怎么處理呢？以小張選定一個供應商洽談簽訂合同為例介紹流程系統(tǒng)相對于使用傳統(tǒng)信息系統(tǒng)帶來的變化。先來看看傳統(tǒng)的處理：

1、小張選擇一個香蕉手機供應商進行洽談；

2、期間小張可能需要對供應商進行實地考察；

3、小張最終選擇了一個供應商要與之談判簽訂采購合同；

4、小張將供應商信息以及香蕉手機的信息以文件或者郵件附件的形式發(fā)給資料管理員；

5、資料管理員在企業(yè)統(tǒng)一資料平臺中錄入供應商資料信息和商品信息；

6、小張與供應商簽訂書面采購合同；

7、小張或相應操作人員在采購系統(tǒng)中錄入采購合同；

8、小張通知采購經(jīng)理需要在采購平臺審批采購合同；

9、采購合同經(jīng)由采購經(jīng)理審批后生效；

10、小張通知倉庫和銷售部門已經(jīng)采購香蕉牌手機請做好收貨和新品上架準備。

以上過程中加下劃線的部分是需要信息系統(tǒng)參與的，其它則是人工作業(yè)。

這里涉及到的信息系統(tǒng)可能有多個，供應商資料和商品資料信息可能是由企業(yè)的統(tǒng)一資料平臺提供，而采購合同可能是由采購平臺提供，還可能涉及到倉儲管理系統(tǒng)、進銷存管理系統(tǒng)、賬務系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等等。

以上的各個系統(tǒng)共同配合來完成簽訂采購合同的流程，是什么將這些系統(tǒng)結(jié)合在一起的呢？是人，小張、采購經(jīng)理以及資料管理員在業(yè)務流程適當?shù)臅r候登錄到相應的業(yè)務系統(tǒng)來完成對應的工作，某些設計不好的系統(tǒng)可能會要求用戶多次輸入登錄口令。整個業(yè)務過程是由人來驅(qū)動的，每個人都清楚自己在整個流程中什么時候需要完成什么事情，流程的調(diào)整需要通知所有參與人知曉，很多系統(tǒng)外的工作完全由個人自己發(fā)揮，這就是傳統(tǒng)信息系統(tǒng)，采用粗曠的管理方式。

我們再來看看使用流程系統(tǒng)之后這個過程會如何：

圖1 使用流程系統(tǒng)之后的過程展示

圖中淺藍色和紫色方框中的任務表示可以在流程系統(tǒng)中完成的份任務，粉紅色方框表示是一個子流程，子流程既可以單獨發(fā)起，也可以嵌入在其它流程中成為其它流程的一部分，途中白色方框表示是系統(tǒng)外任務，流程只提到一個提醒的作用。

1、采購員小張在流程系統(tǒng)中發(fā)起一個流程，引進供應商

2、小張去考察該供應商，并在流程系統(tǒng)中填寫新供應商審批表

3、采購經(jīng)理會得到流程系統(tǒng)的通知，需要完成審批新供應商審批表任務

4、小張與供應商簽訂書面合同，并將供應商資料和香蕉手機資料提供給資料管理員

5、資料管理員會得到流程系統(tǒng)的提醒，完成錄入供應商資料和香蕉手機資料的任務

6、小張會得到流程系統(tǒng)提醒，需要完成錄入采購合同的任務

7、采購經(jīng)理會得到流程系統(tǒng)提供，需要完成審批采購合同的任務

8、完成之后整個流程結(jié)束，此時統(tǒng)一資料平臺中建立了供應商資料和相應的商品資料，而采購系統(tǒng)中則建立了相應的采購合同。該流程還可以進行擴展加入倉庫系統(tǒng)與進銷存系統(tǒng)的協(xié)作。

從以上的流程執(zhí)行可以發(fā)現(xiàn)，流程系統(tǒng)接管了傳統(tǒng)信息系統(tǒng)中由人驅(qū)動的流程執(zhí)行行為，人在整個流程執(zhí)行的過程中只是完成其被安排的任務即可，每個人需要處理的任務都會從流程系統(tǒng)得到消息通知。由于流程是按照流程定義由系統(tǒng)嚴格執(zhí)行的，所以使用流程帶來的最大的幾點好出是：

l  規(guī)范業(yè)務流程，規(guī)范企業(yè)管理；

l  減輕了業(yè)務人員的負擔，即使沒有太多信息系統(tǒng)的使用經(jīng)驗，也可以迅速掌握信息系統(tǒng)的使用；

l  流程可以靈活的進行調(diào)整，可設計出更符合企業(yè)發(fā)展的業(yè)務流程。

我們接著上面的故事再繼續(xù)，以上的流程執(zhí)行了一段時間，有一天采購經(jīng)理發(fā)現(xiàn)，小張引進供應商的效率比較低，經(jīng)常洽談二十幾個供應商還找不到一個合適的，浪費了大量的時間，采購經(jīng)理憑著自己多年的從業(yè)經(jīng)驗希望先對小張粗選的供應商進行初步篩選，過濾掉一些可行性不高的供應商。所以采購經(jīng)理將小張叫到身邊說：小張，以后你出去洽談供應商必須向我申請，我同意之后你才能去。為了達到以上目地，采購經(jīng)理向信息部提出，要求能對采購員出去洽談供應商的過程進行管理，那我們看看這個使用傳統(tǒng)信息系統(tǒng)和使用流程系統(tǒng)分別是怎樣解決這個問題的。

使用傳統(tǒng)信息系統(tǒng)：

1、信息部經(jīng)理找到資料庫軟件提供商，要求增加對供應商引進過程的管理，資料庫軟件提供商說，這個功能太個性化我們目前還沒有，我們也可以按照你們的要求進行開發(fā)，但開發(fā)周期可能需要兩個月，另外我們的員工也要吃飯，您看費用方面是不是....，信息部經(jīng)理皺了皺眉頭。

2、信息部經(jīng)理考慮了一下，我們不是還有OA系統(tǒng)嗎，我在OA系統(tǒng)中增加個流程就可以了，但這個OA系統(tǒng)是相對獨立的，這個流程很難與業(yè)務系統(tǒng)結(jié)合起來使用，采購經(jīng)理可能覺得各種不爽，難道就沒有更簡單易行的辦法了嗎？

我們看看在流程系統(tǒng)中完成這個需求需要做什么，只需要將上面的流程進行以下調(diào)整（圖中粉色任務）：

圖2 新增需求涉及的流程調(diào)整

我們只需要在填寫新供應商評估表之前增加一個任務：發(fā)起新供應商考察申請，由小張?zhí)顚�，后續(xù)讓采購經(jīng)理審批，審批通過就可以繼續(xù)進行，否則這個供應商就不必再進行洽談了。

使用流程之后對與類似的這些流程調(diào)整信息部不需要再等待軟件提供商去修改信息系統(tǒng)了，也不需要花費額外的軟件開發(fā)費用，在信息部內(nèi)部就可以很快的完成定制更貼近于實際的業(yè)務流程。

案例總結(jié)

下面通過一個表格來比較使用流程帶來的變化：

表1 流程與傳統(tǒng)方式的對比表